第一章  总  则

 

第一条  为了推进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化进程，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，结合我校实际情况，特制定本办法。

 

第二条  学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为经济建设服务”的基本原则，实行统一管理，坚持维护真实性和完整性的工作方针，严守秘密的保管方法，加强对学生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培养学生，为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用，准确无误的建立、整理、保管每一名学生的档案材料内容。

 

第三条  本办法档案管理的范围是我校在校就读的全体学生。

 

第二章  材料的收集和归档

 

第四条  档案材料的收集、归档是学生档案工作的主要任务。档案材料收集、归档不仅是学生管理部门的任务，也是各有关形成学生档案材料部门的任务。各有关单位领导都要重视学生档案的建档工作。

 

第五条  学工处学籍科负责全校学生档案的各项日常管理工作，各院系及有关部门根据本单位职责范围负责材料填写和收集工作。

 

第六条  学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：

 

1、学生高中阶段档案；

 

2、录取通知书；

 

3、新生入学体检表；

 

4、学生基本情况记载表；

 

5、学生军事训练鉴定表；

 

6、学生奖惩材料；

 

7、高等学校毕业生登记表；

 

8、学生学习成绩单；

 

9、学生学籍异动材料；

 

10、毕业生体检表；

 

11、其它可供组织参考有保存价值的材料。

 

第七条  所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。

 

第八条  归档材料必须做到完整真实。凡材料规定由有关部门审查盖章的，相关部门必须加盖公章。

 

第九条  上交归档材料前，各院（系）必须将材料装入档案袋，并按班级、学号顺序由小到大排列。

 

第十条  各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，文字要清晰。

 

第十一条  归档材料交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。如归档材料不符合归档要求，学籍科有权退回，由递交院（系）按要求重新组织处理。

 

第十二条  所有归档材料的评语一定要从德、智、体及综合能力素质方面全面评价。

 

第三章  档案的查阅和纪律要求

 

第十三条  因工作需要，以下人员可查阅学生档案：

 

1、学校领导；

 

2、与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人；

 

3、各院系党政主要负责人和分管学生工作的党政负责人、辅导员、班主任（仅限本院系的学生档案）；

 

4、校外单位来人需查档案，必须要有介绍信。

 

第十四条  查阅档案按档案查阅规定在《查阅档案登记表》上登记，并注明查阅事由。

 

第十五条  任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换拍摄、复制档案等内容档案材料。

 

第十六条  任何人查阅档案时，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。

 

第十七条  档案一般只能在学生档案室查阅。如因工作需要必须借出使用时，借用人应说明理由，经档案所在院系（部门）负责人批准后，可办理借出手续。档案应在规定期限内归还，归还时，管理员要认真核对档案材料数目，确保安全。

 

第十八条  未经批准，任何单位不得私自扣留应归档材料。

 

第十九条  档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料。

 

第二十条 档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作，如利用职务之便不按规定操作，由其主管部门视情节追究责任，情节严重给予行政处分。

 

第四章  档案材料的保管和整理

 

第二十一条  每届新生入学报到时，各院（系）学工办负责接收本院（系）学生高中阶段档案，各类招生结束后（10月31日前），招生办应及时将由生源地直接寄达的学生档案移交学生所在院（系）的学工办。移交过程中，必须认真清点、核对，并办理交接手续。

 

第二十二条  新生报到后，凡属学生自带档案，辅导员（班主任）应及时收齐并做好登记，并在新生上课第一个月内上交所在院系学工办。

 

第二十三条  新生入学报到后，学工处即发《学生基本情况记载表》，由辅导员（班主任）组织填写，并于一月内连同录取通知书一并交到学生所在院系学工办建档。

 

第二十四条  每学期末学工处发放《学生学期鉴定表》，由辅导员（班主任）负责，于下学期开学第一、二周内组织填写，核实无误后交到学生所在院系学工办归档。

 

第二十五条  学生党、团材料由各院系党总支、分团委在每年应届毕业生毕业前分别交学校党委组织部、校团委归档。

 

第二十六条  学工处于每年应届毕业生毕业前组织辅导员（班主任）集中整理以下学生材料：

 

（1）《高考阶段档案》、《学期鉴定表》、《入学体检表》、《军训鉴定表》、录取通知书、奖惩材料由辅导员（班主任）负责进档；

 

（2）学生《学习成绩单》由教务处负责转交院系学工办进档；

 

（3）《高等学校毕业生登记表》由学籍科发放，辅导员（班主任）负责进档；

 

（4）《毕业生体检表》由校医务室负责提供，由辅导员（班主任）负责进档；

 

（5）党团材料由学生所在支部成员负责整理单独建档。

 

第五章  档案传递

 

第二十七条  各院系于每年应届毕业生毕业前在学校统一规定的时间内将档案整理完毕，由学籍科审查合格后贴封条并盖封口专用章，学生凭毕业证到所在院系领取档案；在每年规定的时间内毕业生未领走的档案由学生所在院系填写《档案传递登记表》，交学籍科签字查收。

 

第二十八条  毕业生自带档案必须完整齐全、严格密封，若档案丢失，由本人负责。

 

第二十九条  转出的学生档案必须完整齐全，不得扣留材料。

 

第三十条  退学学生凭退学审批表和退学证明办理档案传递手续。

 

第三十一条  学生毕业后，因特殊原因档案暂留学校，二年以内学校免费保管（免费保管截至日期为毕业后第二年6月30日），超过二年每年按人才交流中心档案保管收费标准收取保管费。

 

第六章  附  则

 

第三十二条  本办法由学工处负责解释。

 

第三十三条  本办法自2008年9月1日起执行。