武汉商贸职业学院学生档案管理办法

第一章  总则

第一条  为了推进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化进程，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条  学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为经济建设服务”的基本原则，实行统一管理，坚持维护真实性和完整性的工作方针，严守秘密的保管方法，加强对学生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培养学生，为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用，准确无误的建立、整理、保管每一名学生的档案材料内容。
第三条  本办法档案管理的范围是我校在校就读的全体学生。

第二章  材料的收集和归档

第四条  档案材料的收集、归档是学生档案工作的主要任务。档案材料收集、归档不仅是学生管理部门的任务，也是各有关形成学生档案材料部门的任务。各有关单位领导都要重视学生档案的建档工作。
第五条  学工处就业办负责全校学生档案的各项日常管理工作，各院系及有关部门根据本单位职责范围负责材料填写和收集工作。
第六条  学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：
1、学生高中阶段档案
2、录取通知书
3、新生入学体检表
4、学生学期鉴定表
5、学生军事训练鉴定表
6、学生登记表
7、学生奖惩材料
8、高等学校毕业生登记表
9、学生学习成绩单
10、学生学籍异动材料
11、毕业生体检表
12、其它可供组织参考有保存价值的材料
第七条  所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。
第八条  归档材料必须做到完整真实。凡材料规定由有关部门审查盖章的，相关部门必须加盖公章。
第九条  上交归档材料前，各院（系）必须将材料装入档案袋，并按班级、学号顺序由小到大排列。
第十条  各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，文字要清晰。
第十一条  归档材料交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。如归档材料不符合归档要求，就业办有权退回，由递交院（系）按要求重新组织处理。
第十二条  所有归档材料的评语一定要从德、智、体及综合能力素质方面全面评价。

第三章  档案的查阅和纪律要求

第十三条  因工作需要，以下人员可查阅学生档案：
1、学校领导；
2、与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人；
3、各院系党政主要负责人和分管学生工作的党政负责人、辅导员、班主任（仅限本院系的学生档案）；
4、校外单位来人需查档案，必须要有介绍信。
第十四条  查阅档案按档案查阅规定在《查阅档案登记表》上登记，并注明查阅事由。
第十五条  任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换拍摄、复制档案等内容档案材料。
第十六条  任何人查阅档案时，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。
第十七条  档案一般只能在学生档案室查阅。如因工作需要必须借出使用时，借用人应说明理由，经档案所在院系（部门）负责人批准后，可办理借出手续。档案应在规定期限内归还，归还时，管理员要认真核对档案材料数目，确保安全。
第十八条  未经批准，任何单位不得私自扣留应归档材料。
第十九条  档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料。
第二十条 档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作，如利用职务之便不按规定操作，由其主管部门视情节追究责任，情节严重给予行政处分。

第四章  档案材料的保管和整理

第二十一条  每届新生入学报到时，各院（系）学工办负责接收本院（系）学生高中阶段档案，各类招生结束后（10月31日前），招生办应及时将由生源地直接寄达的学生档案移交学生所在院（系）的学工办。移交过程中，必须认真清点、核对，并办理交接手续。
第二十二条  新生报到后，凡属学生自带档案，辅导员（班主任）应及时收齐并做好登记，并在新生上课第一个月内上交所在院系学工办。
第二十三条  新生入学报到后，学工处即发《学生登记表》、《学生基本情况登记卡》，由辅导员（班主任）组织填写，并于一月内连同录取通知书一并交到学生所在院系学工办建档。
第二十四条  每学期末学工处发放《学生学期鉴定表》，由辅导员（班主任）负责，于下学期开学第一、二周内组织填写，核实无误后交到学生所在院系学工办归档。
第二十五条  学生党、团材料由各院系党总支、分团委在每年应届毕业生毕业前分别交学校党委组织部、校团委归档。
第二十六条  学工处于每年应届毕业生毕业前组织辅导员（班主任）集中整理以下学生材料。
（1）《高考阶段档案》、《学期鉴定表》、《入学体检表》、《军训鉴定表》、录取通知书、奖惩材料由辅导员（班主任）负责进档。
（2）学生《学习成绩单》由教务处负责转交院系学工办进档。
（3）《高等学校毕业生登记表》、《毕业生体检表》由就业办负责进档。
（4）党团材料由学生所在支部成员负责整理单独建档。

第五章  档案传递

第二十七条  各院系于每年应届毕业生毕业前（5月31日前）将档案整理完毕，由就业办审查合格后贴封条并盖章，学生凭毕业证到所在院系领取档案；7月31日之后未领走的毕业生档案由学生所在院系填写《档案传递登记表》，交就业办签字查收。
第二十八条  毕业生自带档案必须完整齐全、严格密封，若档案丢失，由本人负责。
第二十九条  转出的学生档案必须完整齐全，不得扣留材料。
第三十条  退学学生凭退学审批表和退学证明办理档案传递手续。
第三十一条  学生毕业后，因特殊原因档案暂留学校，二年以内学校免费保管（免费保管截至日期为毕业后第二年6月30日），超过二年每年按人才交流中心档案保管收费标准收取保管费。
第三十二条  对因毕业时学业不合格而未正常毕业的学生档案暂留各院系，待其学业合格后，由教务处将《成绩单》转给各院系归档，院系将档案整理密封后转给就业办。

第六章  附则

第三十三条  本办法由学工处负责解释。
第三十四条  本办法自发布之日起执行。